Як запевнити трудову книжку з 1 липня 2019 за новими правилами

Засвідчення трудової книжки в 2019 року може знадобитися в багатьох ситуаціях. Працівники організації звертаються у відділ кадрів для цих цілей у разі, якщо копію трудової книжки необхідно надати до банку для отримання кредиту або передати її в різні організації соціальної спрямованості (наприклад, в Центр зайнятості населення).

Завірена копія трудової книжки використовується для підтвердження рівня доходу людини і того факту, що він має постійний заробіток. Відділ кадрів зобов'язаний видати її працівнику через не більш 3 днів після отримання від нього відповідної заяви (або після усного прохання). З 1 липня 2019 року в правила запевнення трудових книжок внесено одна істотна зміна.

Правила отримання копії трудової книжки

Трудова книжка є власністю працівника, але на час трудової діяльності вона зберігається у роботодавця, у відділі кадрів. Для отримання оригіналу цього документа, його копії або виписки необхідно передати відповідальному спеціалісту відділу кадрів відповідну заяву. Завірена копія трудової книжки видається працівнику протягом наступних трьох днів (ст. 62 Трудового кодексу РФ).

Всі документи, пов'язані з професійною діяльністю, в тому числі і копія трудової книжки, видаються вже завіреними належним чином і безоплатно (безкоштовно).

Заяву про отримання завіреної копії трудової книжки пишеться від руки або друкується на комп'ютері на ім'я начальника підприємства, у вільній формі. Важливо лише дотримуватися загальні правила, які використовуються для написання будь-яких заяв (кому і від кого воно написано, причини написання заяви та супутні обставини, дата написання документа і підпис заявника).

У нашому випадку основний текст заяви може бути наступним: «Прошу на підставі статті 62 Трудового кодексу РФ надати мені завірену копію трудової книжки для її надання за місцем вимоги».

У деяких організаціях для подібних заяв створюються спеціальні бланки. В інших компаніях замість заяви обмежуються усною проханням. Хоча усне звернення для отримання завіреної копії трудової книжки і дозволяється в організаціях малого бізнесу, все ж таки краще використовувати саме письмову форму.

Як запевнити трудову книжку?

Засвідчення трудової книжки, в тому числі з позначкою «працює по даний час», відбувається або через організацію, в якій на даний момент працює заявник, або через нотаріуса. Звернення до нотаріуса вимагається лише у тому випадку, якщо власник трудової книжки тимчасово ніде не працює.

Яким саме чином фахівці відділу кадрів запевняють цей документ?

  1. Першим ділом копіюються всі основні аркуші трудової книжки (на яких маються які-небудь записи). Починаючи титульним аркушем документа і закінчуючи останнім записом про працевлаштування на поточне місце роботи;
  2. Розділ, в якому описуються отримані працівником винагороди, копіюється при необхідності і тільки на прохання заявника. Це може знадобитися у разі надання копії в соціальні органи. Наприклад, для отримання різних почесних звань;
  3. Всі скопійовані аркуші трудової ретельно брошуруються, а на спеціальній наклейці (з задньої сторони зброшурованих аркушів) вказується загальна їх кількість.

На крайньому скопированном аркуші, після останнього запису вказується ряд важливої інформації:

  • слово «Вірно»;
  • найменування посади працівника, який посвідчує трудову книжку, а також його ініціали прізвище та особистий підпис;
  • дата створення завіреної копії трудової;
  • печатка або штамп організації (якщо в організації немає власної круглої печатки, то дозволяється обійтися і без неї).
Кожний аркуш копії або відсканованої трудової книжки повинен бути заповнений тільки з одного боку. В іншому випадку цей документ можуть не прийняти.

Сам текст повинен бути дуже чітким, а право запевнення є тільки в осіб, яким це доручено на підставі локальних нормативних актів або спеціально складеної для цих цілей довіреності. Якщо таких актів в організації немає, то працівник відділу кадрів має право віднести папери для запевнення керівника підприємства.

Буває, що аркуші трудової книжки не зшиваються, а видаються працівнику окремо. Але в цьому випадку засвідчувальні записи повинні розташовуватися в кінці кожного листа. Це може бути досить трудомістким процесом, якщо трудова містить дуже багато листів.

Деякі банки або державні органи вимагають, щоб крім основної інформації на останньому аркуші трудової було зроблено запис «працює по теперішній час». Проте ніде в законі такої вимоги не містить.

Засвідчення трудової книжки за новими правилами

З 1 липня 2019 року набрав чинності новий ГОСТ Р 7.0.97-2016, замість застарілого ГОСТ Р 6.30-2003. У новому державному стандарті, який регулює правила оформлення організаційно-розпорядчої документації, а також встановлює систему стандартів з бібліотечної та видавничої справи, з'явився новий пункт 5.26. Саме в ньому і описується нововведення в порядку засвідчення трудової книжки.

Мова йде про вимогу проставляти в копії трудової книжки одну додаткову запис. Окрім інших стандартних позначок, які не були змінені. Це відмітка про місце зберігання оригіналу трудової книжки. Приміром, «Оригінал трудової книжки працівника ТОВ «Дельта» зберігається в його особовій справі № 69 за 2016 рік».

Однак додаткову запис слід робити тільки в тому випадку, якщо документ передається у сторонню організацію. При використанні завіреної копії трудової книжки усередині організації цього робити не потрібно.

Зразок запевнення останньої сторінки копії трудової книжки (як це має виглядати з 1 липня 2019 року) представлений на малюнку.

Зеверенная трудовая книжка 2019 образец

Часті помилки при засвідченні трудової книжки

Хоча процес запевнення трудової і не відрізняється особливою складністю, багато працівників відділу кадрів все ж допускають у ньому ряд серйозних помилок. Деякі з них і зовсім не дозволять використовувати копію за призначенням, тобто змусять повністю переробити документ.

Найпоширеніші помилки:

  • печатка організації варто окремо від запису про засвідчення копії, тобто не зачіпає своїми краями основну напис, включаючи підпис посадової особи;
  • у записах допущені помилки або зроблені виправлення, присутні різні помарки (в цьому випадку необхідно заново скопіювати або відсканувати потрібні сторінки);
  • запис про те, що копія є вірною, зроблена лише на останній сторінці (якщо документ не зброшурований належним чином, то запис слід робити на кожній сторінці);
  • в запису не вказана посада працівника, який засвідчує копію, або не проставлено підпис (розшифровка підпису);
  • особа, заверившее документ, не мала на те жодних законних підстав;
  • в запису не вказано, де зберігається оригінал трудової книжки (з 1 липня 2019 року).

В яких випадках може знадобитися копія трудової?

У переважній більшості випадків завірена копія трудової книжки надається в банки або інші кредитні організації для наступних цілей:

  • Форс-мажорні обставини. Якщо одержувач кредиту одного разу припинить його погашення, то банк допомогою постанови суду зможе знімати гроші безпосередньо з його зарплати (точніше, робити це будуть судові пристави);
  • Підтвердження офіційного та постійного джерела доходу;
  • Підтвердження особистих відомостей, зазначених у заяві на отримання кредиту або іпотеки;
  • Отримання інформації про те, як часто людина змінює роботу (якщо рідко, то шанси на отримання кредиту у нього зростають) або про причини його звільнення з останнього місця роботи.

Копія трудової книжки часто потрібне для оформлення закордонного паспорта, хоча за законом співробітники міграційної служби зараз і не мають права її вимагати (але оскаржити це на місці буде складно). Потрібна вона часом і при працевлаштуванні на нове місце, коли людина ще не звільнився з попередньої роботи. Тобто в нього немає можливості надати оригінал своєї трудової книжки.

Не варто забувати і про самих різноманітних організаціях соціального обслуговування населення. Надання копії трудової книжки у них може знадобитися для абсолютно різних цілей. Наприклад, для отримання почесного звання «Ветерана праці» або для оформлення допомоги по безробіттю.

Читай також: