Як написати супровідний лист до документів зразок

Супровідним листом називають особливий тип службового листа, який додають до різноманітних документів, що не містять відомостей про одержувача (адресних даних). Воно повідомляє про направлення адресату конкретних документів, тому завжди містить додатки, а от заголовок до тексту зазвичай не використовується. Супровідні листи нерідко уміщаються на невеликому аркуші формату А5 і починаються словами: «Повідомляємо», «Направляємо», «Надсилаємо», «Додаємо», «Повертаємо» і такими оборотами.

Мета використання супровідних листів

У супровідному листі перераховуються всі документи, відправлені адресатові разом з ним, а також містяться конкретні дії, які вимагаються від одержувача цих документів. З одного боку, такі листи є доказом того, що документи дійсно були відправлені (і які саме). З іншого боку, вони дозволяють одержувачу цих документів зрозуміти, що ж треба з ними робити. Наприклад, проставити на них свої печатки чи підпису, а потім повернути назад відправнику.

Найчастіше супровідні листи докладають до наступних документів:

  • податкова звітність (при її відправленні в ИФНС);
  • різноманітна виконавча документація;
  • договори та комерційні пропозиції;
  • акти звірки;
  • важливі поворотні документи (наприклад, після їх підписання);
  • кадрові документи;
  • звіти та документи, що надсилаються в контролюючі органи.

Важливо! Супровідні листи складають незалежно від того, яким саме способом документи будуть доставлені отримувачу — особисто в руки, електронною або звичайною поштою, через кур'єра.

Листи зазвичай пишуть особи, відповідальні за надсилаються документи або їх складові. Робити це може і спеціально уповноважену особу. Наприклад, секретар. У більшості випадків для засвідчення листів досить поставити підпис, але іноді ставиться і друк. Друк обов'язкова лише при пересиланні документів в різні фінансові організації.

Супровідні листи фінансового характеру зазвичай підписує головний бухгалтер, правового характеру — штатний юрист. Генеральний директор або начальник відділу підписують листи до документів загального потоку або до особливо важливої документації.

Як написати супровідний лист?

Службові листи, супровідні документи, пишуть на бланку організації. Вони обов'язково повинні містити такі реквізити як реєстраційний номер і дата відправлення. Зразок супровідного листа, так само як і приблизний бланк цього документа, ви знайдете посилання в кінці статті. Конкретної форми листа не існує, вона може значно відрізнятися в різних організаціях, але є загальноприйняті норми.

Розглянемо основні правила складання супровідного листа до документів та його складові частини:

  1. Шапка документа.В ній зазначаються основні відомості про одержувача листа і прикладеній до нього документації («В...» або «Директору...»). Тут же може бути вказана інформація про відправника («Від...»), але її часто опускають. Зрозуміти, від кого саме надіслано лист, можна за його основного тексту, а також за реквізитами, вказаними в кінці документа (посада відправника, його прізвище та ініціали, підпис, печатка);
  2. Дата надсилання листа та його реєстраційний номер.Інформація вказується в лівій частині документа, нижче блоку з інформацією про адресата. Якщо лист є відповіддю на інший документ, то вказується реєстраційний номер останнього;
  3. Звернення.У супровідних листах не прийнято проставляти заголовок, замість цього відразу ж переходять до звернення до керівника організації. Використовують стандартну ввічливу форму, із зазначенням імені та по батькові начальника. Приміром, «Шановний Петро Семенович!»;
  4. Основний текст.Тут вказується мета супровідного листа та додані до нього документи. Текст зазвичай починається зі слів «Представляємо...» (відправлення листи у вищі інстанції), «Надсилаємо...» — при напрямку в такі ж компанії, «Направляємо...» — при відправленні листа підлеглим підрозділам, філіям. У цій частині листа описується його суть, а також підводяться якісь підсумки, висловлюється подяка, надія та інше;
  5. Документи, що додаються (додатки).В кінці основної частини листа перераховуються всі документи, які до нього додаються. Вказується не тільки повне найменування кожного документа, але і дата його прийняття, кількість примірників, кількість аркушів, вид документа (копія або оригінал) та інша додаткова інформація. Іноді спочатку робиться опис документів, які супроводжують лист (наприклад, у формі таблиці), а потім окремо вказують додатки (документи, що містять додаткову інформацію);
  6. Підпис керівника або іншої особи, яка пересилає лист і документи до нього.Вказується посада та ПІБ, ставиться підпис. При необхідності лист скріплюється круглою печаткою організації.

Зберігання супровідних листів в організації

Супровідні листи потрібні рівно до тих пір, поки не будуть перевірені всі додатки, які до нього йдуть. Коли одержувач переконується, що вони знаходяться у повному порядку, на листі ставиться службова позначка про виконання і воно поміщається в справу. Краще всього використовувати окрему справу, в якому будуть зберігатися тільки службові листи супровідного характеру, обов'язково окремо від прикладених до них документів.

В невеликих компаніях може бути одна папка з супровідними листами, а у великих — кілька, в кожному структурному підрозділі. Окремо можуть зберігатися, наприклад, супровідні листи до договорів, а окремо — до актів звірки і рахунками-фактурами.

Помилки при складанні листів

Нерідко при складанні супровідних листів додані до них документи описуються двічі. І в основній частині листа, і в реквізиті «Відмітка про наявність додатків» (в самому кінці листа перед підписом посадової особи). Однак опис пересилаються документів повинна бути одна.

Ще більш грубе порушення правил — відправка супровідного листа звичайною поштою, а додатків до нього — через електронні канали зв'язку. Дозволяється використовувати лише паперову або електронну форму супровідних листів і документів до них. Якщо ж у листі вказується заголовок, то не слід писати «Супровідний лист». Замість цього краще використовувати конкретні формулювання «Про направлення оферти договору», «Про передачу документів».

Не варто використовувати при написанні листа і зайві канцеляризми, краще всього говорити коротко і по справі. Наприклад, фраза «Справжнім направляємо Вам...» надлишкова, до того ж вже давно застаріла.

В якості підсумку нагадаємо, що основна мета супровідного листа — переконатися, що до адресата в цілості й схоронності дійшли всі передані разом з листом документи. Оформляється воно за тими ж правилами, за якими складаються всі службові листи.

Якщо з'ясується, що дійшли до адресата не всі документи, перераховані в листі, то складається спеціальний акт. Робота з супровідними листами ведеться за правилами роботи з вхідною документацією. Зберігаються листи окремо від прикладених до них документів, відповідно до встановлених термінів.

Скачати зразки та бланки

Завантажити зразок супровідного листа до переданої документації;

Завантажити бланк супровідного листа до документів.

Читай також: