Табель обліку робочого часу на 2019 рік

Табель обліку робочого часу — це уніфікована форма, ведення якої є безпосереднім обов'язком роботодавця згідно із статтею 91 Трудового кодексу РФ. Крім уніфікованої форми табеля робочого часу № Т-13, яка використовується при автоматизованій обробці даних, роботодавець може використовувати власну форму.

Замість форми № Т-13 на підприємствах часто використовується форма Т-12 або форма ОКУД 0504421, розроблена спеціально для державних і муніципальних установ, а також для органів управління державними позабюджетними фондами.

Для чого використовується табель робочого часу?

Табель є одним з видів документів первинної бухгалтерської звітності, в який заносяться відомості про час виконання працівниками своїх професійних обов'язків (години і дні роботи).

До основних функцій табеля робочого часу відносяться:

  • контроль над робочою діяльністю співробітників;
  • отримання підстав для звільнення працівника за прогул без поважної причини;
  • основа складання звітів, які передаються в різноманітні контролюючі органи (наприклад, податкової інспекції);
  • інформація щодо кількості часу, який відпрацював працівник, виконуючи різні трудові функції;
  • інформація для розрахунку годин і днів переробки;
  • правильне нарахування заробітної плати та деяких видів пільг;
  • отримання важливої інформації при трудових спорах;
  • обґрунтування фінансових витрат, які пішли у фонд заробітної плати.

Чи обов'язково використовувати табель?

У 2019 році кожен роботодавець, будь то організація або індивідуальний підприємець, який використовує у своїй діяльності найману працю, зобов'язані вести табель робочого часу. Адже кожному працівникові виплачується зарплата, а табель як раз і обґрунтовує нарахування заробітної плати. Цим документом нерідко цікавляться податкові служби, щоб перевірити, на що саме пішла частина доходів організації і не має місце частковий відхід від виплати податків.

Якщо табель в організації не ведеться або містить помилки, то податкова інспекція може визнати витрати на зарплату необґрунтованими, що не дозволить роботодавцю зменшити величину податку на прибуток.

В якості відповідальності за виявлені порушення у веденні табеля керівнику організації може бути призначений штраф в розмірі від 1000 до 5000 рублів, а підприємству в цілому — штраф у розмірі до 50 тисяч рублів.

Основні шаблони табелів робочого часу

Існує три основних види бланків табеля, які використовуються на більшості підприємств:

  • Форма № Т-12.Універсальний бланк табеля, який ідеально підходить для випадків, коли цей документ заповнюється вручну;
  • Форма № Т-13.Бланк використовується в організаціях, де реалізовані автоматичні системи обліку робочого часу (наприклад, система турнікетів);
  • ОКУД 0504421.Бланк табеля обліку робочого часу, рекомендований для використання державними органами, органами місцевого самоврядування, муніципальними установами та позабюджетними фондами державного управління.

У бланку форми Т-12 можна підраховувати окремо фактично відпрацьований працівниками час і проводити розрахунок заробітної плати на основі цього часу. Якщо виплати підраховуються ручним способом, то можна заповнювати тільки перший розділ бланка (час роботи кожного співробітника).

Скачати безкоштовно бланки табелів обліку робочого часу в форматі Ексель (Excel) можна за посиланнями в кінці статті. Там же знаходяться і зразки заповнення цих бланків.

Правила ведення табеля обліку відпрацьованого часу

Правила заповнення табеля ґрунтуються на кількох федеральних нормативних актах, так і на нормативних документах, виданих в конкретній організації (якщо вони не суперечать федеральним нормам). Позначимо основні з цих правил:

  • У невеликих організаціях табель зазвичай один, у нього заносяться відомості про кожного співробітника. На великих підприємствах свій табель нерідко ведеться в кожному структурному підрозділі;
  • Коли працівника заносять у табель робочого часу, йому відразу присвоюють індивідуальний табельний номер, який потім використовується в різноманітних документах з особового складу. Цей номер буде закріплений за працівником на весь час роботи в організації і не буде змінюватися навіть при зміні посади. Після звільнення його унікальний табельний номер не повинен передаватися іншим працівникам ще як мінімум 3 роки;
  • В табель вносять дані про відпрацьований час (кількість годин) по кожному виду трудової діяльності (якщо людина працює на кількох посадах);
  • Співробітники потрапляють в табель відразу ж після прийому на роботу, тобто після видання наказу про працевлаштування та укладення трудового договору;
  • Табель заповнюється тільки тоді, коли якась кількість часу співробітником вже відпрацьовано. Вносити інформацію наперед в цей документ суворо заборонено;
  • Крім кількості відпрацьованих годин у табель заноситься інформація про час, коли працівник з якихось причин не працював (прогул, простій виробництва, страйк).

Методи фіксації відпрацьованого часу

Існує два методи внесення в табель робочого часу актуальної інформації — суцільний реєстрації явок і неявок на роботу і реєстрація одних лише відхилень від робочого графіка (прогул, переробки та інше).

Метод реєстрації відхилень від робочого графіка актуальний у випадку, якщо кількість робочих годин на день і на тиждень строго регламентовано правилами трудового розпорядку або утриманням самого трудового договору. Суцільна реєстрація підходить для організацій або професій, де кількість відпрацьованих годин у різні робочі зміни може істотно відрізнятися. У цьому випадку буде простіше виявляти кількість понаднормових годин і коректувати подальшу завантаженість працівника.

Будь-які відмітки в табелі робочого часу, які стосуються неявок співробітника на роботу або переробленого часу, а також скорочення робочого дня з тих чи інших причин, обов'язково підкріплюються відповідними документами.

Хто зобов'язаний вести табель?

Табель обліку робочого часу веде посадова особа, яка уповноважена на це наказом чи розпорядженням керівника організації. Цей обов'язок також має прописуватися і в посадовій інструкції цього посадової особи. Зазвичай ведення табеля ставиться в обов'язок працівникам відділу кадрів.

Якщо організація велика і свій табель ведеться в кожному структурному підрозділі, то його після складання підписує не тільки відповідальна посадова особа, але і начальник відділу. Якщо організація невелика, то табель зазвичай веде один співробітник (наприклад, начальник відділу кадрів).

Однак цей обов'язок може бути покладено і на бухгалтера, начальника будь-якого структурного підрозділу або навіть на самого директора.

Новий табель відкривають на початку кожного місяця, а в кінці закривають. Допускається проводити в ньому і проміжні підсумки, в середині календарного місяця. Закритий табель обліку робочого часу після підпису відповідальних осіб передається до бухгалтерії для розрахунку заробітної плати.

В якості підсумку підкреслимо, що роботодавці не зобов'язані використовувати бланки табелів робочого часу форми Т-12, Т-13, ОКУД 0504421 або які-небудь інші готові бланки. На їх основі в організації може бути розроблений і власний табель, який буде повністю відповідати специфіці її діяльності. Але табель у фірмі обов'язково повинен бути винятків з цього правила немає.

Бланки і зразки

  • Завантажити бланк табеля обліку робочого часу форми Т-12 (для заповнення вручну);
  • Завантажити бланк табеля обліку робочого часу форми Т-13 (для заповнення за допомогою спеціальних програм);
  • Завантажити бланк табеля обліку робочого часу форми ОКУД 0504421;
  • Завантажити зразок заповнення табеля обліку робочого часу форми Т-13;
  • Завантажити зразок заповнення табеля обліку робочого часу форми ОКУД 0504421.

Читай також: