Довіреність на отримання товару

Довіреність на отримання товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ) оформлюється і передається працівникам організацій, які за родом своєї професійної діяльності повинні приймати товар від імені юридичної особи. Довіреність або оформляється на спеціальних бланках форми № М-2 або М-2а, або на звичайному аркуші паперу формату A4 у вільній формі.

В останньому випадку документ обов'язково повинен містити ряд обов'язкових реквізитів, без яких довіреність не буде мати юридичної сили.

Уніфіковані шаблони довіреності на отримання ТМЦ

Найчастіше на підприємствах використовують 2 уніфікованих бланка довіреності — № М-2 і № М-2а. Різниця між ними лише в тому, що в бланку форми М-2а є окремий відривний корінець, який залишається у бухгалтера. Завантажити шаблон довіреності форми № М-2 (там же знаходиться і корінець) ви можете за посиланням у кінці статті.

Форма М-2 (без корінця) зазвичай використовується при нерегулярному співпраці з контрагентами. В цьому випадку вона просто реєструється у спеціальному журналі. Якщо ж відносини з контрагентами, від яких приходить товар, постійні, то краще використовувати форму М-2а, що містить корінець — окрему таблицю з 8 колонок:

  • номер довіреності;
  • дата видачі документа;
  • термін дії;
  • ПІБ особи, якій була видана довіреність;
  • розписка в одержанні документа;
  • інформація про постачальника;
  • номер та дата наряду (або повідомлення);
  • номер і дата документа, що підтверджує виконання доручення.

Заповнені бланки довіреностей повинен засвідчити генеральний директор (або головний керівник), тобто проставити на них свій підпис та печатка організації. Повний перелік повноважень, які передаються посадовій особі, керівник визначає самостійно. Всі вони повинні бути чітке перераховані у вигляді списку.

Бланк довіреності на отримання ТМЦ складається в бухгалтерії. Бухгалтер може завірити цей документ своїм підписом, але генеральний директор все одно зобов'язаний розписатися в довіреності.

Довіреності, чий термін дії вже закінчився, здаються в бухгалтерію, де і зберігаються протягом 5 років. Стандартний термін дії цього документа, визначений законодавчо — 3 роки. При цьому довіритель може вказати в документі і через менший строк, на свій розсуд.

Як правильно заповнити бланк довіреності?

Довіреність на отримання ТМЦ форми № М-2 заповнюється в кілька простих кроків. Оформляє її або бухгалтер, або інша посадова особа, відповідальна за поставку товарів і матеріалів. У довіреності відображаються паспортні дані довіреної особи та інформація про поставку товару (на підставі наряду, рахунку, договору або угоди).

Зразок заповнення довіреності виглядає наступним чином:

  1. Першим ділом в бланку вказується найменування організації, дата видачі доручення та строк її дії (максимум — 3 роки). Трохи нижче вписується інформація про споживача товарів і платника, а також їх адреси;
  2. У другому блоці міститься інформація про посадову особу, яка видала довіреність, включаючи його повні паспортні дані;
  3. Третій крок — заповнення інформації про постачальника ТМЦ (найменування організації) і зазначення номера і дати прибуткових документів;
  4. Наступний блок — внесення інформації про конкретні товарно-матеріальні цінності, які потрібно отримати по довіреності, у спеціальну таблицю. Таблиця містить порядковий номер позиції, опис ТМЦ, одиницю виміру та кількість товарів в кожній позиції;
  5. Підпис особи, на яку оформлюється довіреність;
  6. Підписи відповідальних посадових осіб та їх розшифровка (прізвище та ініціали).

Довіреність на отримання ТМЦ форми № М-2 обов'язково підписує керівник організації, а запевняє — головний бухгалтер. Далі, якщо є необхідність, заповнюється відривний корінець доручення, який зобов'язаний зберігати у себе головний бухгалтер.

Якщо ж корінець не заповнюється, то замість нього всі необхідні відомості про довіреності заносяться бухгалтером в свій Журнал обліку виданих довіреностей (форма № 241).

Складання довіреності у вільній формі

Багато підприємств не використовують стандартні бланки довіреностей на отримання ТМЦ за формою М-2 або М-2а. Замість цього вони розробляють власні бланки. Або у текстовому редакторі Word або в MicrosoftExcel. Зразок такої довіреності у форматі Excelможно завантажити за посиланням у кінці статті.

Розроблені в організації бланки довіреностей все одно повинні містити всі необхідні реквізити та відомості, які представлені в уніфікованій формі:

  • Шапка довіреності. Повне найменування документа (наприклад, Довіреність на отримання товару»), місце його оформлення (місто) і дата;
  • Трохи нижче розташовується назва організації, від імені якої буде діяти довірену особу, номер ОГРН та ІПН, її юридична адреса;
  • Відомості про працівника, подписывающем довіреність (керівник компанії) і про документ, на підставі якого буде діяти довірена особа (Статут організації, різні Положення);
  • ПІБ та повні паспортні дані довіреної особи — співробітника компанії, відповідального за приймання ТМЦ;
  • Перелік функцій, які на підставі довіреності буде виконувати довірена особа. Якщо обов'язків багато, то краще розташувати їх у вигляді короткого списку. Якщо доручення пов'язані з виконанням конкретного документа (договору), то зазначається його номер і дата складання;
  • Строк дії довіреності. Або конкретна дата закінчення її дії. Якщо конкретний строк дії не зазначений, то доручення вважається дійсною рівно один рік.
  • Підпис довіреної особи, а також підписи керівника організації та головного бухгалтера з розшифровкою.

Оформлену довіреність на отримання ТМЦ можна анулювати раніше закінчення терміну дії в будь-який момент, за бажанням довіреної особи. Для цього необхідно лише подати на ім'я керівника організації письмове повідомлення.

  • Завантажити бланк довіреності на отримання ТМЦ у форматі PDF (форма № М-2 з корінцем);
  • Завантажити бланк довіреності на отримання ТМЦ у форматі XLS;
  • Завантажити шаблон довіреності на прийняття товару від юридичної особи (вільна форма).

Читай також: